• Annatascha Udinga

Kopietje paspoort

Kina Bathoorn is business consultant bij Cofian Privacy & Management Consulting. Kina adviseert en begeleidt organisaties bij de implementatie en borging van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Haar blogs zijn zaken uit de praktijk, te vaak nog wordt de AVG onjuist geïnterpreteerd, dan wel genegeerd. Middels deze blogs probeert ze helderheid te scheppen.


Enige tijd geleden stond een kennis van me in de rij bij de entree van een pretpark. Hij wilde met zijn gezin een abonnement aanschaffen. Op dit abonnement komt een foto van ieder gezinslid om misbruik van het abonnement te voorkomen. Ok, daar kunnen we nog in komen. Om van iedereen de foto te bemachtigen wilden ze een kopie van de legitimatiebewijzen maken. Uiteraard ging mijn kennis hier niet mee akkoord. Toch moest het. Dat was immers de procedure. Het antwoord bleef nee. De manager erbij. Ook die legde de procedure nog eenmaal uit. Maar mijn kennis weigerde zijn paspoort af te geven voor een kopie. Inmiddels werd de rij wachtenden langer en de vriendelijke dame van de kassa werd al enigszins nerveus. Ze stelde voor om een kopie te maken, de foto van de kopie uit te knippen en vervolgens de rest weg te gooien. Ook dit is geen goed idee. Ook een copier heeft immers een geheugen.


Hoe moet het dan wel?

Dek de gegevens af die niet nodig zijn. Omdat alleen de pasfoto nodig was, is er in een A4tje een gat geknipt, precies net zo groot als de pasfoto. Op deze manier kon er veilig een kopie gemaakt worden. En de dame van de kassa kon de mal vaker gebruiken, want inmiddels was de rij wachtenden ook op de hoogte van de inhoud van de discussie en ook daar was men van mening dat een kopie ID te veel van het goede was.


Met een kopie van je paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs kan flink gefraudeerd worden. Het ergste is wel identiteitsfraude. Dat iemand anders zich als jou voordoet. Je kan dit lastig ongedaan maken en je kan er nog jarenlang financiële en maatschappelijke schade van ondervinden.


Maar hoe zit het nou? Wie mag wel een kopie ID en wie niet? Allereerst moet je een aantal dingen van elkaar scheiden. Er bestaat zoiets als een identificatieplicht, maar soms kan het ook noodzakelijk zijn om bepaalde gegevens over te nemen, bijvoorbeeld het documentnummer. En daarnaast kan het dus zo zijn dat er daadwerkelijk een kopie gemaakt moet worden. En met een kopie bedoel ik dan de volledige kopie, met alle gegevens zichtbaar. Dus inclusief pasfoto en BSN nummer.


In principe is een kopie maken van een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart bij wet verboden.

Als het tonen van een identiteitsdocument volstaat, zoals bij een leeftijdscontrole, is het overnemen van gegevens, kopiëren, of scannen niet toegestaan. Soms is tonen niet voldoende, maar moeten gegevens worden overgenomen, zoals aard, nummer, datum en plaats van uitgifte. Een makelaar bijvoorbeeld moet deze gegevens overnemen. Ook hotels zijn verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren. (type identiteitsdocument, de naam van de gast, diens beroep zijn woonplaats en de dag van aankomst en vertrek). Een kopie maken mag dus niet!

Alleen als er een wettelijke verplichting bestaat mag iemand een kopie van je legitimatiebewijs maken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij arbeidsrelaties en in de financiële dienstverlening. Een werkgever moet dus een kopie van je ID in zijn dossier hebben. Ook banken (en soms ook verzekeraars) zijn verplicht om een kopie van het identiteitsdocument vast te leggen.


Dat betekent dat leveranciers, verkopers, of bij uitvoering van een overeenkomst, abonnement of lidmaatschap er géén kopie gevraagd mag worden. Denk aan bijvoorbeeld de sportschool en telecom- en internetbedrijven. En ook het pretpark mag dus geen kopie ID maken!


Kina Bathoorn is business consultant bij Cofian en houd haar voornamelijk bezig met advisering, begeleiding en implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij diverse organisaties om compliance te worden dan wel te blijven aan de AVG. Maar Cofian doet meer dan alleen de AVG. Centraal staat het helpen van organisaties met het vertalen van strategische, tactische en operationele organisatorische vraagstukken naar praktische oplossingen zodat organisaties zich verder kunnen ontwikkelen. Wil je meer informatie over wat Cofian voor jou of jouw bedrijf kan betekenen neem dan contact op via info@cofian.nl of bel 0591-238093.

78 keer bekeken